Minggu 15 : Form, Query, Report and Relationship

Bagi minggu ini, ahli-ahli kumpulan cuba untuk melengkapkan tugasan yang diberikan oleh En. Razak dengan menghasilkan database bagi pengkatalogan bahan. Tugasan diteruskan dengan pembinaan Form, Query dan Report setelah mempelajari dan melihat contoh database yang ditunjukkan. 


FORM :

• menjimatkan masa sewaktu memasukkan data ke dalam jadual

Langkah - langkah dalam menghasilkan Form :

1. Pilih table yang ingin digunakan sebagai form.
2. Pilih Create -- Forms -- Form
3. Susun Field dalam aturan yang dikehendaki dengan menyeret ke bahagian tertentu. 
4. Saiz column boleh diubah mengikut kehendak.
5. Berikan nama kepada Form dan Save.

Bagi mendapatkan panduan tambahan boleh didapatkan di Microsoft Access : Creating Forms.



Query :

• memaparkan keputusan pengumpulan data-data mentah yang telah dimasukkan sebelum laporan dihasilkan

Langkah - langkah dalam menghasilkan Query :

1. Pilih Create -- Query Wizard 
2. Kemudian pilih Simple Query Wizard -- ok
3. Pilih field yang akan terlibat dalam Query seperti Tajuk, Pengarang, Penerbit, Tahun Terbit dan lain-lain untuk dipaparkan dalam Query. Field turut boleh dipilih dari Table yang berbeza.
4. Tekan Next. Namakan Query yang dicipta. Tekan Finish.
5. Query selesai dicipta untuk rujukan.

Bagi mendapatkan panduan tambahan boleh didapatkan di Microsoft Access : Creating Query.

Report :

• untuk memaparkan laporan database yang telah dihasilkan.

Langkah - langkah dalam menghasilkan Report :

1. Pilih Table yang akan digunakan dalam Report. Pilih Create -- Report.
2. Report boleh diformatkan mengikut kehendak.

Bagi mendapatkan panduan tambahan boleh didapatkan di Microsoft Access : Creating Reports

Database yang telah digabungkan bersama rakan sekumpulan akan dihantar kepada En. Razak pada hari peperiksaan akhir MPT1173.

Minggu 14 : Pengurusan Data & Pangkalan Data

Data merupakan sekumpulan maklumat yang mempunyai nilai kualitatif atau kuantitatif. Data boleh diterjemahkan ke dalam pelbagai bentuk seperti jadual, graf atau carta. Pangkalan data merupakan himpunan maklumat atau data yang banyak dan disimpan dalam satu tempat simpanan data (data repository) yang dikenali sebagai pangkalan data.

Pangkalan data turu ditakrifkan sebagai koleksi data logikal yang berkaitan. Data-data yang berkait antara satu sama lain tersebut dikumpul dan disusun supaya mudah dicapai dan dapat digunakan oleh pengguna dari pelbagai kategori. Perolehan dan penyenggaraan data melibatkan kos yang tinggi hingga memerlukan DBMS (Database Management System). 

Fungsi DBMS adalah :

1. Simpanan, kemaskini dan dapatan semula - membekalkan pengguna dengan keupayaan menyimpan, mengemaskini dan mendapatkan semula data dalam pangkalan data.
2. Katalog yang boleh dicapai oleh pengguna - membekalkan satu katalog (kamus data) yang mengandungi perihalan data yang disimpan dalam pangkalan data dan boleh dicapai oleh pengguna.
3. Sokongan urusniaga - mengkhaskan satu mekanisma dalam mengemaskini urusniaga.
4. Kawalan serentak - mengmaskini pangkalan data secara serentak
5. Pemulihan - memulihkan pangkalan data jika berlaku kerosaka pada pangkalan data.
6. Penguatkuasaan - hanya pengguna yang mempunyai ID atau password sahaja yang dapat mengakses data.
7. Sokongan komunikasi data - berintegrasi dengan perisisan komunikasi
8. Perkhidmatan kewibawaan - menyediakan satu kaedah untuk menentukan data dan perubahan ke atasnya memamtuhi peraturan-peraturan tertentu.

Sebelum membina pangkalan data, terdapat beberapa proses perlu dilakukan.

1. Perancangan data
2. Analisis keperluan
3. Rekabentuk sistem
4. Perlaksanaan
5. Pengujian
6. Penyelenggaraan

Minggu 13 : Database

Pada minggu ini, En. Razak menunjukkan contoh-contoh database yang telah dibina menggunakan MS Access. Dengan terperincinya penerangan kaedah membuat Field bagi database katalog yang akan dihasilkan oleh kumpulan kami nanti dihuraikan. Kemudian, beberapa Table akan dihasilkan bagi mengasingkan data-data mentah bagi bahan dengan perincian bagi penerbit.

Field yang akan terlibat dalam Table yang dikhaskan untuk bahan (Material) adalah :

1. Tajuk
2. Pengarang
3. Entri tambahan
4. Edisi
5. Penerbit
6. Tahun Terbit
7. ISBN/ISSN
8. No. Panggilan
9. Jenis bahan
10. Deskripsi fizikal
11. Subjek 1 & 2
12. Catatan

Field yang akan terlibat dalam Table yang dikhaskan untuk penerbit (Publisher) adalah :

1. PubID (kod nama bg penerbit yang telah ditetapkan)
2. PubNAME (Nama penuh bagi penerbit)
3. PubPLACE (Tempat terbit)

Kedua-dua jadual (Table) yang dihasilkan akan dihubungkaitkan dengan menggunakan Relationship bagi memudahkan kemasukkan data terutama bagi bahan yang mempunyai penerbit yang sama boleh dikaitkan dengan bahan yang lain. 

Bagi mendapatkan panduan tambahan boleh didapatkan di Microsoft Access : Creating Table

Minggu 12 : Cuti Hari Buruh (1 Mei 2013)

Pada minggu ini, kuliah ditangguhkan bagi memberi laluan kepada sambutan Hari Pekerja.

Tugasan pengkatalogan dilengkapkan agar memudahkan kemasukan data dalam database MS Access pada minggu yang akan datang.

Minggu 11 : Pengenalan Kepada Database (Microsoft Access)

Pengajaran hari ini memperkenalkan Database menggunakan Microsoft Access yang digunakan dalam Sistem Maklumat Murid di sekolah. SMM yang ditunjukkan boleh digunakan dalam memasukkan data murid, menyimpan data dan memudahkan rujukan semula data-data yang telah disimpan. Pengoperasian yang digunakan amat mudah.

Microsoft Access membenarkan pengguna memasukkan data, menguruskan data dan menghasilkan laporan data yang telah dikumpul. Pengenalan kepada Microsoft Access diberikan :

1. Table - untuk menambah / edit / delete bahan mentah
2. Form - untuk menghasilkan paparan yang mesra pengguna bagi tujuan pengisian data mentah
3. Query - untuk memaparkan keputusan data-data yang telah dikumpulkan mengikut kriteria yang dikehdaki
4. Report - memaparkan laporan yang dikehendaki daripada Query.

Sebelum data-data mentah dimasukkan ke dalam MS Access, tugasan pengkatalogan perlu dilengkapkan. Maklumat-maklumat yang diperlukan dalam menghasilkan database bagi bahan yang dikumpulkan adalah Tajuk, Pengarang, Penerbit, Tempat Terbit, Tahun Terbit, No. Panggilan, entri tambahan dan deskripsi fizikal. 

Minggu 10 : Perbandingan antara DDC dan LCC

Perbandingan antara DDC dan LCC

Ciri	DDC	LCC
Digunakan di perpustakaan	Sekolah	Universiti dan kolej
Saiz pengkelasan	Luas (10 kelas)	Lebih meluas (21 kelas); subkategori yang lebih terperinci
Perincian	Subkelas yang merangkumi topic asas	Subkelas yang lebih terperinci
Struktur	Prinsip pembahagian perpuluhan yang digunakan tidak konsisten di antara kelas	Setiap kelas di kembangkan & dikemaskini oleh pakar bidang tersebut
Notasi	Hanya menggunakan nombor	Menggunakan nombor dan huruf (membenarkan lebih banyak kelas dan kategori)
Indeks	Mengumpulkan topik yang sama tidak mengira kelas	Kelas yang tidak konsisten
Kesimpulan	Kurang kategori & konsisten	Pembahagian yang terperinci tanpa konsisten

Rujukan :

• http://amused-muse.blogspot.com/2006/11/library-of-congress-versus-dewey.html
• http://education-portal.com/articles/Dewey_Decimal_System_vs_Library_of_Congress_Whats_the_Difference.html

Minggu 9 : Semester break

Minggu 8 : Pembinaan Nombor Panggilan

Memahami Nombor Panggilan

Apakah kegunaan nombor panggilan?

• Setiap buku di dalam perpustakaan mempunyai nombor panggilan yang unik. tujuan utamanya adalah untuk memudahkan pencarian semula bahan. 
• Kedudukan nombor panggilan :

          

• Nombor panggilan boleh ditulis dengan cara atas-ke-bawah ataupun kiri-ke-kanan.
• Nombor panggilan yang menggunakan Pengelasan Perpuluhan Dewey (DDC) menggunakan gabungan gabungan nombor dan huruf bagi tujuan menyusun bahan.

Membaca Nombor Panggilan

Menyusun Nombor Panggilan di rak

Apakah maksud nombor-nombor dalam nombor pangglian?

• DDC menyusun bahan mengikut subjek. Bahagian pertama nombor mewakili subjek bahan. Huruf pula mewakili nama pengarang/judul. 

Kepentingan mengetahui/memahami nombor panggilan

• Buku/bahan yang terdapat di perpustakaan perlu disusun mengikut nombor panggilan dan ini akan memudahkan pencarian bahan yang telah ditetapkan mengikut subjek di rak perpustakaan.

Rujukan : 
https://www.oclc.org/dewey/resources/summaries.en.html
http://ddc.typepad.com/025431/webdewey-number-building-tool/

Minggu 7 : DDC

DDC (Dewey Decimal Classification)

DDC adalah sistem organisasi pengetahuan umum di dunia perpustakaan. Ia mula disusun oleh Melvin Dewey (1873) dan merupakan sistem klasifikasi yang digunakan untuk menyusun maklumat dalam pelbagai bentuk (cetak atau bukan cetak) di perpustakaan. 

Terdapat 10 kelas utama pengkelasan yang dalam DDC :

000  -  Karya am
100  -  Falsafah, parapsikologi dan ilmu kebatinan, psikologi
200  -  Agama
300  -  Sains kemasyarakatan
400  -  Bahasa
500  -  Sains tulen dan matematik
600  -  Teknologi
700  -  Kesenian dan seni hiasan
800  -  Kesusasteraan
900  -  Sejarah dan geografi

Kenapa kita perlu pengkelasan?

• Untuk menyusun bahan dengan sistematik berdasarkan bidang ilmu
• Susunan lebih teratur di rak buku dan memudahkan pencarian semula

Panduan Mengkelas

1. Tentukan kandungan subjek dan kenal pasti konsep utama bahan yang ingin dikelaskan.
2. Pilih nombor yang sesuai dari skim pengkelasan.
3. Jika sesuatu karya itu mengandungi lebih dari satu subjuk atau lebih, pilih satu nombor sahaja, atau pilih nombor yang umum yang meliputi subjek-subjek dan aspek-aspek yang berkaitan.
4. Pilih satu nombor yang memberi manfaat kepada pengguna bagi sesuatu karya yang boleh dikelaskan delam lebih dari satu nombor.
5. Kelas mengikut subjek, diikuti dengan bentuk, kecuali bahan sastera di mana bahasa dan bentuk sastera diberi keutamaan.
6. Gunakan nombor yang paling spesifik jika ada.
7. Indeks digunakan untuk membantu pengkelas mengesan nombor kelas yang spesifik. Sentiasa semak nombor dalam jadual untuk nombor-nombor yang diperolehi dari indeks.
8. Kelas di bawah subjek utama jika boleh ditentukan. 
9. Kelas di bawah subjek yang pertama jika subjek utama tidak dapat dikenalpasti. Bagi skim Pengkelasan Perpuluhan Dewey, pertama bermaksud kelas yang disebutkan dahulu.
10. Kelas di bawah subjek umum bagi sesuatu karya yang mengandungi dua subjek atau lebih dan ianya adalah pembahagian-pembahagian kecil sesuatu subjek yang umum.

Rujukan :

• http://btp.tarantula.my/system_pengelasan/
• http://en.wikipedia.org/wiki/Dewey_Decimal_Classification

Buku 1 :

620.11       Jasmi Hashim.
JAS                  Pemprosesan bahan / Jasmi Hashim. - Skudai , Johor : Universiti Teknologi Malaysia, 2003.
                         xxii, 203 m.s. : ill. ; 25cm
                         Mengandungi indeks
                         ISBN 983-52-0306-7

                         1. Materials                           I. Judul

Buku 2 :

530          Husin Wagiran.
HUS                  Fizik moden / Husin Wagiran. - Skudai , Johor : Universiti Teknologi Malaysia, 2003.
                         xii, 221 m.s. : ill. ; 25cm
                         Mengandungi bibliografi dan indeks
                         ISBN 983-52-0278-8

                         1. Physics                           I. Judul

Buku 3 :

760.35       Vinokur, Martin Barry.
VIN                   More than a game : sports and politics / Martin Barry Vinokur. - Westport, Connecticut : 
                        Greenwood Press, 1988.
                        xiv, 155 p. : ill. ; 24cm
                        Includes bibliographical references and index
                        ISBN 0-313-25353-6

                         1. Sports and state               I. Title

Minggu 6 : Subject Cataloging

Pada minggu ini, kami berbincang mengenai Subject Cataloging yang mana merupakan salah satu daripada tiga kaedah pengkatalogan. Ia merupakan kaedah menentukan subjek bagi setiap bahan. Subjek ini perlulah merujuk kepada authoratative list agar ianya seragam.

Tujuan utama Subject Heading ialah untuk meletakkan bahan dalam kategori yang walaupun berlainan terminologi dan pecahan topik untuk memudahkan pencarian bahan.

Kaedah menganalisis subjek adalah dengan :

1. Mengkaji bahan yang akan diberikan Subject Heading.
2. Tentukan beberapa "katakunci" yang boleh mewakili subjek.
3. Gunakan katakunci sebagai titik mula, cari terma-terma dalam senarai (Library of Congress Subject Headings / Sears List of Subject Headings) untuk kenal pasti heading yang sesuai.

Buku

Vinokur, Martin Barry.
        More than a game : sports and politics / Martin Barry Vinokur. - Westport, Connecticut : Greenwood Press, 1988.
        xiv, 155 p. : ill. ; 24cm.
        Includes bibliographical references and index,
        ISBN 0-313-25353-6

        1. Sports and state.                   I. Title

Jurnal

Matematika : jurnal jabatan matematik. Jilid 20, bil. 1 (Jun, 1985) - Skudai, Johor : Universiti Teknologi Malaysia 
        (2004).
        Dwitahunan.
        Perpustakaan mempunyai : jilid 20, bil. 1 (Jun, 2004)
        ISSN 0127-8274

        1. Matematik.

CD ROM

Sains KBSM tingkatan 5 : prinsip Bernoulli [CD ROM]. Kuala Lumpur : Bahagian Teknologi Pendidikan, 1999.
        Keperluan minimum sistem : PC Pentium, Windows 95, 
        pemacu cakera, 8MB RAM, SVGA dengan 256 warna, kad 
        suara yang sesuai.

        1. Physics - Bernoulli.

Minggu 5 : Mengkatalog Jurnal & Bahan Bukan Cetak

Bagaimana?

1. Cara mengkatalog adalah sama dengan buku
2. Entri utama ialah kad judul - nota atau keterangan mengenai isikandungan bahan perlu disebutkan dalam kad
3. Perlu dinyatakan MPD (Material Physical Description).

Contoh :

JURNAL

               

           


Jurnal teknologi maklumat = journal of information technology, Jilid 1, bil. 1 (Jun, 1989) - Skudai, Johor : 
        Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat, UTM.
        Dwi-tahunan
        Perpustakaan mempunyai : Jilid 13, bil. 2 (Disember, 2001) - 
        ISSN 01283790
        1. 


CD-ROM 1

Sains KBSM tingkatan 5 : prinsip Bernoulli [CD ROM]. Kuala Lumpur : Bahagian Teknologi Pendidikan, 1999.
        1 CD-ROM ; sd., col., 12cm + panduan pengguna
        Keperluan minimum sistem : PC Pentium, Windows 95, pemacu cakera, 8MB RAM, SVGA dengan 
        256 warna, kad suara yang sesuai.

        1.


CD-ROM 2

Sains tulen fizik tingkatan 5 : keradioaktifan [CD ROM]. Kuala Lumpur : Bahagian Teknologi Pendidikan, 2004.
        1 CD-ROM ; col. : 12cm + panduan pengguna.
        Keperluan minimum sistem : PC Pentium 100mhz, Windows 98 dan ke atas, 8x kelajuan pemacu 
        cakera, sekurang-kurangnya 32MB RAM, kad suara 8 bit, paparan skrin SVGA 800 x 600.

        1.

CD ROM 3

Mathematics year 3 : length [CD ROM]. Kuala Lumpur : Bahagian Teknologi Pendidikan, 2004.
        1 CD-ROM ; col. : 12 cm + user's guide.
        Suitable for year three pupils based on Mathematics year three syllabus.
        System requirements : Windows 95 or higher, at least 16MB RAM.

        1.

Minggu 4 : Entri Utama dan Entri Tambahan

Tajuk (heading) adalah kata-kata pertama yang dipaparkan dalam entri katalog yang digunakan sebagai panduan pengkatalogan. Entri utama adalah dimana nama individu atau lembaga @ badan koperasi yang bertanggungjawab terhadap penghasilan bahan. Bagi bahan yang mempunyai pengarang tunggal, pengarang berganda dan pengarang campuran (karya editor, penterjemah, dll), nama yang pertama diambli sebagai entri utama dan yang lain sebagai entri tambahan.  

Dalam menentukan tajuk nama orang yang utamanya pada pemilihan kata utama pada sebuah tajuk entri mempunyai kaedah-kaedah yang telah ditetapkan. Juga bagi bahan bukan cetak. kaedahnya dalah berbeza berbanding bahan cetak. Hingga kini, AACR2 (The Anglo American Cataloging Rules 2) dijadikan buku panduan kepada pengkatalog dalam menentukan deskripsi katalog.

Dengan melihat tajuk entri utama pada bahagian uatama bagi deskripsi katalog, pengguna akan dapat mengenal / memahami bahan yang dikehendaki di perpustakaan dengan mudah.

Panduan bagi entri utama dan entri tambahan :

Rujukan :

• http://library.queensu.ca/techserv/cat/Sect02a/main.html
• http://www.libraries.psu.edu/psul/cataloging/training/bpcr/choice.html

Minggu 3 : Descriptive Cataloging

Proses mengkatalog bahan diteruskan dengan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi semasa membuat entri utama dan entri tambahan dan pemberian contoh-contoh. 

Tujuan pengkatalogan deskriptif adalah :

1. Mengenal pasti bahan & memberi pengenalan bahan yang diproses agar dapat memberi maklumat ringkas mengenai bahan kepada pembaca yang mencari bahan.
2. Memberikan karakter pada bahan agar memudahkan pemilihan bahan oleh pembaca.
3. Menempatkan entri pada tajuk yang paling menguntungkan pembaca.

Kemudian, kami bergerak ke Perpustakaan Fakulti Pendidikan untuk melakukan penulisan entri seperti yang telah diterangkan. 

Buku 1 :

  

Massie, Joseph L.
       Essentials of management / Joseph L. Massie. - 4th ed. - Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice-Hall, 1964.
       xvi, 301p. : ill. ; 23cm.
       Includes bibliographical references and index, 
       ISBN 0-13-286337-5
      1.                                                   I. Title


Buku 2 :

Roslan Abd. Rahman
       Mekanik mesin : teori, contoh penyelesaian dan masalah / 2. Che Abas Che Ismail. 3. Mohd Yunus Abdullah. - Edisi ketiga. - Skudai, Johor : Universiti Teknologi Malaysia, 2001.
       xii, 304ms. : ill. ; 25cm.
       Mengandungi bibliografi dan indeks, 
       ISBN 983-52-0225-7
       1.                                                    I. Judul



*Tips : Maklumat-maklumat bagi entri utama dan tambahan perlu merujuk "title page" bukan kulit buku.

Minggu 2 : Cataloguing

Satu set soalan yang diberikan sebagai tugasan telah dilengkapkan. Dapatan tugasan adalah seperti berikut :

1. How do you locate materials in the library ?
Langkah 1 : Pencarian bahan dengan merujuk sistem INFOLAN PSZ.
Langkah 2 : Sistem akan memberitahu cara pencapaian bahan (no. panggilan) dan availability.
Langkah 3 : No. panggilan akan menunjukkan lokasi bahan di PSZ.

2. How do you know that certain materials that you are looking for are available in the library ?
Dengan menggunakan kemudahan sistem INFOLAN di PSZ, ia akan memaparkan availability bahan yang dicari.

3. What information is given about the library materials ?
Judul, jenis bahan, kata kunci (keyword), subjek, division, pengarang, sumber, SNN, DOI, nombor panggilan, penerbit, tarikh terbit.

4. Are there any tools/schemes used for such information/data in #2 can be generated ?
Sistem automasi INFOLAN digunakan. Selain itu, boleh juga merujuk kepada indeks dan katalog.

5. How the materials arranged on the shelves ?
Bahan-bahan disusun di rak mengikut nombor panggilan yang telah ditetapkan bagi setiap bahan. 

6. What is/are schemes used for that such arrangement can be made?
Jika di perpustakaan sekolah, sistem klasifikasi Dewey digunakan. Jika di PSZ, sistem klasifikasi Library of Congress digunapakai.

7. Are there different shelves / area for different types of material? (AV, Journals, Large books, special collections)
Ya. Terdapat rak/kawasan yang berbeza bagi bahan yang berbeza. Buku yang tinggi melebihi 28cm akan ditempatkan di rak yang lain bersama-sama buku yang tinggi berbanding buku yang tinggi kurang daripada 28cm. Di no. panggilan akan tercatat "f" sebagai folio disebabkan ketinggiannya. 

         

Perbincangan yang terperinci juga melibatkan penjelasan mengenai Descriptive Cataloging  yang kelihatan amat rumit dengan penggunaan simbol2 dan peraturan2 yang perlu dipatuhi. Kuliah bersambung minggu hadapan......

Minggu 1 : Pengenalan kepada sumber maklumat

Pengenalan kepada MPT1173 dibincangkan. Course outline diserahkan kepada pelajar. Bagi pelajar MPA seperti kami, MPT1173 merupakan bidang yang baru. Dengan helaian pengenalan yang diedarkan, kami hanya mampu mengisikan maklumat asas sahaja tanpa dapat mengenal apakah itu DDC, AACR2, ISBD dan lain-lain. 

Adalah menjadi harapan agar segala ilmu yang diperoleh dapat diterapkan dalam tugasan di sekolah dan memantapkan lagi pengetahuan dan kemahiran dalam meningkatkan prestasi kerja. 

InsyaAllah

Terdapat beberapa jenis perpustakaan yang sedia diketahui; perpustakaan awam, perpustakaan sekolah, perpustakaan negara dan perpustakaan khas (diwujudkan di jabatan/pejabat/pusat2 kajian). Bahan-bahan yang terdapat dalam setiap perpustakaan perlulah mudah untuk disusun dan dicari semula. Di sinilah kegunaan pengkelasan bahan yang berbeza. 

Secara umumnya, operasi perpustakaan melibatkan banyak perkara selain daripada sirkulasi (pinjam-pulang). Bermula dengan perolehan, mengkatalog bahan, sirkulasi, rujukan dan juga automasi. Kelas ini akan membincangkan setiap langkah dengan terperinci bermula dengan sumber2 informasi.

Kategori bahan :

Sumber maklumat	Keterangan	Contoh
Sumber primer	Bahan daripada penulis asal yang tidak ditapis oleh interprestasi atau penilaian	diari, artifak, temubual, gambar
Sumber sekunder	Ditulis selepas fakta dinyatakan dengan interpretasi dan penilaian sumber primer	biografi, abstrak, jurnal
Sumber tertier	Maklumat yang dikumpulkan daripada sumber primer & sekunder	Almanac, encyclopedia

~ Semoga apa yang dikongsi di sini dapat memberi manfaat berguna kepada semua ~